文件是職場生活上必要處理的事務
而各種文書在打印好了之後還有一項很重要的步驟就是送簽
一件文書要經過層層的管簽了字(或蓋章) 才會生效.
有時候一份文件洋洋灑灑的要十幾個主管同意簽字
不得要領會徒勞無功的
因此文件送簽的撇步你不得不知道
以下幾點是我自己關於文書送簽的心得和要領

(一) 文件一定要由下層的主管先送簽:
送簽的順序應該是科長, 經理, 董事長, 由下層的主管依序往上層的主管簽,
原因是你不先能教董事長幫科長先簽文件
如果董事長第一個簽字同意了
經理和科長再同意簽字豈不就多此一舉了?

(二) 送簽的文件一定要親自送:
千萬不要委託同事或公司的信件收發員送
原因是一來是將來萬一他們真的會忘了送件
二來是自己可以掌握及確認送件的時間

(三) 送簽的文件一定當面上呈簽字的主管:
不要把送簽的文件放在主管的辦公桌上
因為有些主管的辦公桌上是堆滿紙張的
更不要把送簽的文件放在主管的公司郵箱裡
因為有些主管一個月才開一次郵箱

(四) 文件卷宗上呈主管後一定要追蹤詢問:
一來是主管可能一時太忙而沒有閱目你上呈的卷宗
因此提醒一下主管是下屬應該做的事
二來是主管可能對要簽字的文件有異議而沒機會找你討論或修改
總之不要在襠案上呈主管之後不聞不問

(五) 送簽完的文件自己一定要有備份:
原因是主管們不是你的私人秘書他們不會在意地保管你的文件
如果原份的送簽文件遺失了而沒有備份
主管們還是會回頭來找你要文件再從頭送簽一遍