在這幾年開公司的過程中，有許多朋友問我一些工作上的問題

1.最近公司升我為小主管，並且賦予我成立TEAM的權力

但找進來的新人做事亂糟糟，總是不按照時間來，讓我不知道該從何下手

2.我覺得我主管的能力很差，只會出一張嘴，這種人為什麼可以當主管


以上是兩個很典型的主管與職員對立的問題

我不偏向哪方，因為事情沒做好，一定是兩方都有問題


關於第一個問題，在詢問了朋友管人方式之後，我有些小見解

在我的公司，所有晉升為主管的最基本條件就是：絕佳的時間掌控及分配能力

在這人身上你看不到慌亂，看不到事情到最後一刻才作的窘境


而當一個新手晉升為主管的時候，

除了自己的工作職責外，更增加了分配給下屬工作的職責

除了掌控自己的時間外，也增加了掌控整個TEAM的時間

此時，若你還沒將自己的心態調整至主管位置的時候

 

你將會像以前一樣，努力的做自己的工作，這樣公司就沒有升你做主管的價值

要記住，所有新手主管最容易犯的錯，就是他還沒有當主管的自覺


所以，你必須要好好的重新安排你所有工作的時間

什麼時候做自己的事情，什麼時候思考要交代給下屬的事情

自己的事情要先做，還是交代給下屬的事情要先做

若不好好掌握這些東西，你就不具有主管的能力

(當然主管還要具備其他能力，諸如會不會帶人，是否恩威並施，巴拉巴啦…這以後再說)


而怎麼做呢

第一，重新檢視當你升為主管的時候，你手上的全部工作有哪些

在我過去的經驗當中，一般晉升為主管後，妳以前的工作應該是完全交出去的

當然，這需要看公司的安排，有時候可能你還是持續過去的工作，但會多了幾個人讓你管


不管如何，掌握二個最大原則

1.  優先處理要交代給下屬要做的事

2.  主管和下屬並須同時有事做，不要讓下屬晾在那邊，這樣就是浪費成本


舉例來說會更懂

以下是你跟你下屬某一天早上的工作內容

你自己原本的工作量為　早上9-11點事情可做完

要交代給下屬的工作量　 他必須花兩個小時可做完

你準備給下屬所需要的資料　預估半小時做完


而一般新手主管會很習慣優先處理自己的工作

認為自己的工作做完了，才有時間去分配其他人的工作

通常也伴隨自己的工作時不想被打擾的可能

所以以下是一般新手主管的時間安排

早上9點進公司，開始處理自己的事情

11點處理結束，開始準備給下屬的資料

11點半準備結束，交代下屬做事情

下午1點半下屬做完事情(若不考慮中午吃飯時間)，兩個人的工作結束


我認為更好的作法是：

早上9點進公司，先準備交待給下屬的資料

9點半完成，開始交代下屬做事情

11點半下屬完成事情，同時11點半我也完成了我的工作


看出以上的差別了嗎?

不同的作法，同樣的人員，同樣的事情

其中一個做法會讓兩個人都要完成的工作拖到下午1點半才完成

為什麼?因為一般人新手主管會犯的錯誤，就是埋頭苦幹先做自己的事情

然而當你在做事情的時候，下屬是空在那邊等你的吩咐的

也就是說，你浪費了下屬兩個小時的時間

先不管下屬原本有沒有事情做，一個至上的原則就是，先處理下屬要做的事情


舉實例來說：主管今天要準備個提案，還需要出一個廣告成效報表，該怎麼做?

提案一定需要一些資料，先想好如何請下屬幫忙準備資料

該如何讓他懂這是什麼案子，該如何讓他知道要蒐集對的資料

(這又是另一門學問，別以為下屬都聽得懂你要的是什麼)

準備好後，吩咐下屬去做，吩咐完了，開始出自己要做的廣告報表

廣告報表出完了，下屬資料也準備好了，你可以同時接著準備提案，也同時準備下屬的另一份工作

搞定



以上就是說明為什麼我覺得一個主管安排時間的能力永遠要比下屬來的優

因為你安排的不只是你自己的時間，你安排的是你和下屬的時間

有可能是一個下屬，更有可能是多個下屬

當你都能妥善的運用每個人的時間，不僅你可以把自己的工作都做好

還可以讓所屬於你的團隊的工作都做好

新手主管的另一個問題，就是對下屬太仁慈，這個我另外再發一篇好了，暫不論述了


這時，我可以繼續回答朋友問的第二個問題

首先，我會問他，你主管在你眼裡這麼無能，但你們整個TEAM是否都有達到公司要求的績效呢?

如果有，我會說，那他真是一個好主管

在公司裡面，有些主管是空降部隊，有些主管則是原本職位做的好升上去的

不管怎樣，他的工作內容，已經不是原本職位的工作內容

沒錯，很多主管的職責，真的是要出一張嘴

但這張嘴不是叫你們作一些沒有意義事情的嘴

而是吩咐你們該做什麼事情的嘴

在做對事情的時候，適時鼓勵的嘴

在事情做錯的時候，罵你們的嘴

在你們無助的時候，分享經驗的嘴

在TEAM有紛爭的時候，協調處理的嘴

在對外搞不定的時候，由他出馬與客戶溝通的嘴

以及去跟上頭為你們爭福利的嘴(這大家都很愛吧)


主管看的格局跟下屬的格局是完全不一樣的

若主管還要恢復以前身分，去處理很細微的技術問題

或者去處理PPT裡面，該放哪張照片的問題

這個TEAM就完了


我很清楚，站在下屬腳色，總是很愛跟主管比能力

希望有天我幹掉你，換我來使喚你

但換個角度想，如果主管也花心思跟你比能力

代表他就少了思考怎麼管理TEAM的時間

總有一天，這個TEAM很可能就會解散

對誰都沒有好處

運氣好的話，你當上了這個TEAM的主管

但我認為，會去跟主管比能力的人，當了主管之後，通常也不會有自己已經是主管的認知

因為你把”能力”當作是一個評比的條件

而不是把視野格局當作是一個評比的條件

所以，抱怨是沒有用的，很多時候，你該看的是這主管的過人之處
(就算是靠巴結也好，這也算是他的能力)

好好的記住這些主管的過人之處  並將它內化

也許在這公司妳沒有升遷的機會

但你早一點不抱怨，早一點內化別人的過人之處

當你去其他公司的時候，你就比別人更具備主管的資質了～～

 

END~